Los mecánicos exitosos usan las herramientas apropiadas para la tarea apropiada. Lo mismo debe pasar en una empresa.

Hace 3-4 años mis hermoso computador (hoy en el cementerio) fallo!…la tarjeta madre (o motherboard) se quemo y pues no pude sacar mis contactos, ni los calendarios de las personas que trabajaban con nosotros…(en ese entonces 0)…igual perdí mucho tiempo y además dinero. Desde ese momento decidí hacer todo el la web. Es decir trate de operar todo mi negocio desde un browser…es decir nada podía estar instalado en mi disco duro…así que empecé a investigar y fue descubriendo un mundo de herramientas que hacían operar todo mas fácil. Asi que si usted todavia tiene su correo de su empresa en outlook…cuidado. Si necesita ayuda en cambiarse a Google Apps…le puedo guiar, solo escribame. Con esto ahorra dinero, tiempo y todo lo puede hacer desde un iphone si quiere. De un ”crackberry” no se…creo que no se puede…de hecho los ”crackberry” me caen mal …de hecho dejársela a su mascota.

Aqui esta un entrevista que tuve con Eugenio Velazquez el experto de negocios e-business en Mexico. En Esta entrevista comparto como como opero mi empresa en Estados Unidos mientras viajo a control remoto. De click al boton azul aqui y podra irla aqui mismo…si quiere descargarla de click en ”download”

Entrevista Juan Chaparro
Puede ver mas entrevistas de Eugenio y articiulos en español de tecnologia en e-volution.cc

La presentación se llama 10 Simple Tips to Thrive during this and that economic Recession {opportunity}

I'm a Giant Killler -grr!!!

3. Escriba Metas Inteligentes

La mayoría de personas fallan en sus metas debido a la ignorancia de establecer metas. Que me refiero a Metas Inteligentes?… básicamente metas, que cumplan estos parámetros:

• Especificas: Ejemplo: Es decir escriba quiero un carro rojo, año 2009, marca “X” o “Y”
  
• Alcanzables: Ejemplo si usted tiene un carrito que apenas prende, no es alcanzable pasarse a un Ferrari, de pasos, no saltos…los pasos le enseñan a correr y luego saltar…creo que me entiende
• Medibles: Ejemplo: Quiero bajar/subir de peso 1 Lb por semana
• Realistas: Ejemplo opuesto: Quiero empezar mi empresa y ser millonario en 6 meses
• Con Fecha: Quiero un carro rojo, año 2009, marca “X” para Noviembre del 2009

Esta es la mejor manera de escribir metas que realmente se pueden lograr. Si creo en los milagros y se que Dios puede hacer algo fuera del común en cualquier momento…pero trabajemos en lo realista y dejemos a Dios los milagros. Ahora, que tipo de metas puedo establecer?…yo aprendí a establecer por áreas de mi vida…por ejemplo…la mayoría de seres humanos tenemos 6 áreas en la cuales tenemos/queremos metas:

1. Metas Familiares
2. Metas Financieras
3. Metas de Salud
4. Metas De Empresa o Carrera Profesional
5. Metas Espirituales
6. Metas de Diversión/Relaciones

Metas …..de lo que usted quiera.

Y ahora que?…escriba las 3 cosas más importantes que usted quiere lograr seguro este año para cada área de su vida. Se que tendrá mas que 3 , escribalas también pero enfoque en 3 primero, su mente encontrara las formas para lograrlas…este es el poder del enfoque.

4. Escriba Paso a Paso como Lograr las Metas

De nada sirve solo escribir las metas, usted debe poner un plan de como las va lograr empezando hoy!. Algo que le deje saber que tiene que hacer día tras día o mes a mes que tan avanzado o atrasado esta de esa meta. Algo que me ha ayudado tremendamente ha sido todos los días leer mis metas y ver un tabla que hice, donde me deja saber si tome o no algún paso o alguna acción hacia mi meta…esto es tan efectivo que pude lograr 70% de las metas y sueños que me propuse en el 2008.

Por ejemplo tomemos la meta “Quiero crecer mi empresa y vender $XXXX para el año 2009. Como lo haría yo?…simple

1. Encuentro una fuente de inspiración, un sueño o propósito mayor
2. Organizo un plan de negocios inteligente (si no lo tengo o tengo uno similar o desactualizado)
3. Me aseguro que mi producto o servicio este a su mejor nivel de excelencia
4. Hago campaña de publicidad en área X o Y
5. Convierto los visitantes a mi negocio en clientes a través de un “proceso de venta” probado
6. Repito paso 6 hasta completar una cartera de clientes a X numero,
7. Pido el reporte de ventas cada mes, y me aseguro de estar llegando…
listo…es así de simple.

5. Acción, Acción, Acción

No se quede esperando a que entre el nuevo presidente, que la libra de carne baje o que la economía cambie…tome acción ya!…el problema es que se queda esperando a que llegue el momento perfecto, pero sabe que no hay tal cosa como momento perfecto? (para mi esto es procrastinar)…el momento perfecto es ahora…es cuando todo el mundo esta cerrando, declarándose en bancarrota, cuando todo parece no funcionar….es como lo escuche, de alguien muy exitoso…”tomar acción ahora, o arrancar su negocio o proyecto, es como ir de vacaciones en temporada baja, todo esta barato y las playas están vacías”.

Bueno realmente no hay misterio para una buena calidad de vida, el problema es que hemos sido enseñados a pensar en un sistema tradicional de donde trabajar y producir dinero, duele y toma todo el día, las tradicionales 8 horas o más….hoy en día, mi enfoque es crear negocios que requieran poco o casi nada de administración de mi parte (15 horas x semana o menos), negocios y proyectos sencillos de iniciar, difíciles de copiar y que sus costos de iniciar sean bajos. Como emprendedor de Internet pienso todo en torno al Internet y sistematizarlos a través de lo que aprendí con Michael Gerber y Tim Ferriss…pero en realidad usted puede construir cualquier empresa o negocio, con la operación mas sencilla posible y probar que resultados (demanda) tiene antes de invertir mucho capital…bueno no más charla más adelante hablare del tema, vamos con los pasos específicos.

1. Cree un Plan de Vida

No es sabio (smart) lanzarce a empezar cualquier negocio o proyecto; es importante que usted cree un Plan de Vida (Life Plan), en este plan usted define, a donde quiere llegar a nivel personal, cuanto quiere ganar, a donde quiere viajar, como quiere específicamente que su vida sea y que no quiere también….y basado en este los negocios o empresas que usted arranque deben ser diseñados para que le den esa vida específicamente que usted describió en el Plan de Vida…son como “vehículos” que lo llevan a ese destino…vealo así es como un “Plan de Negocios” para su vida propia.
Plan de Vida (template Ingles) / Plan de Vida Ejemplo

2. Diseñe un Plan de Negocios “Inteligente”

Que es un Plan de Negocios “Inteligente”? (porque también hay de los otros)…es un plan que le deja ver:

• Como va conseguir prospectos y como los va a convertir en clientes que “mueren” por su  producto o servicio.
• Como les va a trasmitir su mensaje y como los va a enamorar.
• Cuanto va a ganar y como lo va hacer…ect

…porque el plan de negocios tradicional de 100 hojas que nunca nadie termina, no sirve….también olvídese de mandar a escribir su plan de negocios (esta bien pedir ayuda y consultoría a expertos), pero  es como mandar a alguien a comer por usted cuando le da hambre (no tiene sentido)…este plan inteligente debe ser creado por usted el visionario-emprendedor…porque usted es el que dirá detalladamente como este “vehículo” lo va a llevar a su destino deseado (Plan de vida). De hecho este es el único Plan de Negocios que he podido terminar, es sencillo, va al punto y sabe extraer de usted la respuestas a las preguntas. Si usted ya ha empezado su empresa, igual lo puede hacer…incluso es mucho mejor, porque usted ya tiene conocimiento del mercado…y si no tiene uno (escribame y le mando uno). Unos consejos antes de escribir, piense en el modelo más simple y simplificado posible…olvídese de tener miles de empleados, piense asistentes virtuales en india, call centers en Filipinas (o incluso en Colombia)…piense en P.O Box virtual (como el de BioCleanMaid)…ya no más negocios tradicionales con dolores de cabeza…piense como puedo crear un negocio que “funcione sin mi” “que corra solo” que un chimpanzé lo pueda operar….en realidad, solo así usted podrá tener una Vida fuera del Común… y bueno para aquellos que les gusta lo tradicional esta bien “siga así” no olvide que el computador desplazo a la maquina de escribir. Cree productos y servicios en demanda, es más sencillo competir con otros negocios que intentar convencer a un cliente de que necesita lo que usted vende.

Siguiente semana….parte 2

Finalizando este serie de blog posts quiero terminar con el cual creo es el error mas grande, de entre los errores mas grandes. Este es:
Comenzar una empresa donde usted lo hace todo y nada funciona sin usted....que quiero decir con esto? simple, si usted no abre el local, la oficina o sale a vender nada funciona, no hay ventas, no hay movimiento de mercancía de producto de nada…es decir usted es el negocio y el negocio lo tiene a usted…yo a esto le llamo, sonara un poco fuerte pero realmente usted se convierte en un esclavo de la empresa, los clientes y todos aquellos quienes interactúan con su negocio. Bueno y que tiene de malo esto?….nada, bueno si algo, depende mucho de como usted quiera vivir su vida, para mi no tiene razón de ser. Los negativos que yo le encuentro son:

• Que siempre requiere de mi para generar y producir ventas, es decir que no puedo tomarme 2 meses de vacaciones con el teléfono apagado y no email.  Peor aun si estoy enfermo, la empresa sufre y allí es cuando necesito que funcione mejor que nunca.
• No me permite crecer, expandir ya que requiere mas horas, esfuerzo y trabajo de mi parte, es decir que llegare mas tarde a casa y pasare menos tiempo con la familia.
• Es esclavizante y el propósito de un negocio es para generar una mejor calidad de vida y no vivir peor. Además frena mi creatividad, porque no me permite empezar nuevas empresas y desarrollar otras ideas de negocios, ya que absorbe todo mi tiempo.
• Es aburrido, no quiero ser el único corriendo el show. Una empresa es para correr en equipo y no ser una “llanero solitario”.
  

Como solucionar este problema?

1. Cuando este planeando empezar una empresa o negocio, piense en como puede hacer todo funcionar lo más posible sin usted. Es claro y obvio que al empezar una empresa se requerirá de esfuerzo y tiempo de su parte, pero usted debe tener un plan para que eventualmente a medida que crece la empresa funcione sin usted, y su valiosa mente sea requerida únicamente para toma de decisiones, administración y crecimiento. Hoy en día, mi enfoque es arrancar un empresa con el concepto de invertir 10 a 15 horas como máximo por semana…y esto créalo o no es posible. Como yo lo hago? Uso infraestructuras electrónicas y virtuales para correr cada área de mi empresa desde operaciones, marketing y finanzas usando el poder del Internet y asistentes virtuales a esto yo le llamo la Oficina Móvil (lo cual puede saber mas en el Modulo 4 dando clic aquí) la cual corre desde un iPhone 3G con acceso a interne y aplicaciones. Usted hoy mismo puede comenzar con herramientas como Google Apps para operaciones, marketing comunicaciones y colaboración, también puede usar Quickbooks online para correr las finanzas de su empresa virtualmente. Vea más herramientas cada semana la actualizo.

2.  Piense en grande y piense bien. Que quiero decir con esto? piense en empezar una empresa que puede expandirce y crecer más allá de su apartamento, piense desde un inicio como vender su producto a nivel nacional y luego como venderlo a nivel global.

Piense bien, me refiero a que se asegure de aprender de libros, textos, fuentes con reputación y de mentores, maestros y otros empresarios con experiencia en la vida real, algo que yo siempre observo antes de aprender de alguien es si tiene o no el “fruto en el árbol” (el resultado que estoy buscando) y si estoy leyendo un libro o texto hago lo mismo, y créame que conozco muy pocos y los cuento con los dedos de una mano (y me sobran) los empresarios que tienen el “fruto en el árbol”…usted no quiere aprender de todo el mundo que dice que tiene un negocio, esta destinado a los mismos resultados que ellos tienen.

3. Dibuje paso por paso en una hoja en blanco o una cartulina (preferible) como es que ese negocio va a funcionar, como va a traer clientes, como a entregar el servicio/producto y como va a producir ventas antes de tomar una solida decision si va a empezar o no esa empresa, porque usted quiere asegurarse que este negocio se puede sistematizar y automatizar lo mas posible. Vea las definiciones de sistematizar y automatizar.

Después de hablar sobre las bases de datos…todavía hay un par de errores que usted puede evitar y que realmente decidiran el éxito o fracaso de esa Empresa – Compañía.

Segundo error: Cuál es?
No tener claridad total y absoluta de como esa empresa o negocio  va a funcionar desde:

• el como va a traer prospectos o clientes a su “puerta” y
• darles lo que usted prometió, en su campañas de publicidad una y otra vez ya sea un producto o servicio
  

Bueno es como un Error 2 en 1. Hablemos del primero -  el como va a traer prospectos o clientes a su “puerta”. En otras palabras es Marketing o Publidad -Mercadeo de su producto/servicio…veo personas y personas, abriendo negocios “esperando” a que los clientes lleguen a su puerta a comprar…esto tal vez funcionaba tiempo atrás pero hoy en día…desafortunadamente o afortunadamente como lo quiera ver usted… debe tener una estrategia clara y viable de como traer prospectos (en ingles “leads”), cuanto le va costar, y como lo va hacer de una manera constante…porque sí hay dinero y clientes!…lo que ocurre es que aquellos que saben el COMO hacerlo y tienen una estrategia se están llevando la mayoría del “pastel”.

Ahora no darle lo que usted prometió, en sus campañas de publicidad una y otra vez….es otro error comúnmente visto. Cómo lo resolvemos?…primero usted debe estar absolutamente claro de lo usted puede entregar como empresa o negocio, veamos un ejemplo…supongamos que mi empresa anuncia un sandwich de pollo, lechuga, tomate y salsa ranch, ahora…yo como dueño de empresa inicio haciendo la mayoría del trabajo, desde cocinero hasta CEO, pero a medida que el tiempo pasa voy contratando más y más personal a medida que crece la empresa. Ahora decido salir de la cocina y le explico al chef como yo hago el sandwich de pollo, este chef hace su trabajo muy bien por los próximos meses, las ventas siguen sólidas,*** pero al año veo el reporte de ventas, satisfacción al cliente y me doy cuenta que el chef, ya no hace ese sandwich de pollo como yo lo hacía…se volvió perezoso y ahora no le pone salsa ranch, ni tomate. Bueno y cuál es el problema aquí?….El problema es que no estoy entregando exactamente lo que le estoy prometiendo a mis clientes, y yo como empresario debo tener un Sistema (manuales) que me permitan producir el sandwich de pollo, lechuga, tomate y salsa ranch exactamente igual una y otra vez, y que si yo quiero cambiar de chef, lo puedo hacer, porque desde un inicio construí y diseñé mi empresa, para que funcionara alrededor de sistemas duplicables y no de “chefs”. El ejemplo perfecto sería, ordenar una hamburguesa BigMac de MCDonald’s en Buenos Aires y otra en Bogotá…deben saber igual, pesar igual,  y verse igual. Este, el modelo replicable que su fundador Ray Krock, duplicó y vendió a miles de empresarios…él pudo replicar el éxito una y otra vez.

Soluciones para corregir estos errores:
1. El como va a traer prospectos o clientes a su “puerta”. A esto le llamo conocer su mercado como la “palma de su mano.” Para usted poder traer abejas a un lugar determinado usted pondría miel, y así para traer ese cliente usted debe saber:
- quienes son: hombre, mujer, edad, etc
- donde están: o donde viven, en que área de la ciudad se encuentran
- en que trabajan, a que se dedican
- cuanto ganan y como gastan ese dinero
- y lo más importante: que tipo de compradores son.
Así que haga su investigación y ponga esto por escrito en un documento.

2. Darle  lo que usted prometió, en su campañas de publicidad una y otra vez. A esto yo le llamo Sistematización. Lo va a resolver escribiendo Manuales, para:
- cada posición en su empresa
- cada receta de su menú
- cada producto que fabrica
- cada tarea, desde como contestar el teléfono, hasta como hacer el sandwich de pollo
- y por último imprima estos manuales y entrégeselos a cada persona en su empresa, y para cuando usted vaya a contratar alguien nuevo, su pregunta no debe ser, si tiene o no experiencia…mas bien, usted debe preguntar, si puede hacer lo que dice aquí o no.

Estas estrategias yo las uso día a día, el resultado: una empresa agradable de operar, incremento en ventas, satisfacción al cliente y una mejor calidad de vida como empresario.

Durante los próximos meses comenzare una serie de blogposts que van a hablar paso a paso Como Arrancar una Empresa o Negocio. Antes de empezar esta serie y llegar allí, quiero contarles cual es el error mas grande que el 98% de las personas cometen y que yo mismo cometí…es un error que le costara miles de dolares, pesos, o lo que use, e incluso su negocio o empresa completamente.

Bueno y que es una Base de datos? Empecemos por definir que NO es:

• No es una lista de nombres en un cuaderno con dinero que le deben.
• No es un montón de tarjetas en su escritorio esperando ser leídas.
• No es una hoja de Excel con datos que nunca se actualizan.
• No es un listado de nombre que usted compro o alguien le dio.

Que SI es una Base de Datos:

• Es un lugar donde “vive” la información actualizada día a día de las actividades, transacciones que ocurren entre ellos y su negocio.

Características de una buena Base de Datos:

• Es accesible desde cualquier computador en cualquier parte del mundo.
• Es accesible 24/7.
• Es fácil de usar, actualizar, manejar y delegar.

El Error Mas Grande Antes de Arrancar su Empresa – Negocio- es:
No crear una base de datos con información al detalle de cada uno de sus clientes y actualizarla día a día.

Suena simple, pero le diré porque, la razones son:

1. Al no tener la información en un solo lugar -base de datos- organizadamente y fácil de buscar, usted realmente no tiene un negocio…tiene un hobby.
2. Cuando no sabe exactamente los detalles de sus clientes, usted realmente no sabe quien es su cliente, y si no sabe quien es su cliente, como piensa encontrar más?
3. Cuando no tiene esta información organizada en una base de datos, es difícil predecir ventas y metas por lo cual es difícil saber si usted esta realmente ganado dinero o solo “girando-rotando” dinero que es lo que muchos hacen.
4. Una base de datos es el pilar central donde usted construye, su departamentos de Finanzas, Mercadeo-Publicidad y Operaciones.
5. La base de datos no es solo “información”, son los nombres, teléfonos, emails y demás… de la personas que han creído en su negocio y le han dado la oportunidad de entrar en sus vidas, a través de su producto y/o servicio. Es la materialización de sus esfuerzos, es el resultado de su trabajo…no lo pierda.

La compañía que yo uso es Trackvia.com es una Base de Datos Online, y lo mejor es el servicio al cliente!…hace 8 meses tuve que pagarle a un asistente que me pusiera todos los datos de 4 años de miles de emails, recibos, transacciones…fue costoso y doloroso. Lo mejor de todo esto es que he doblado las ventas de mi compañía gracias a saber con quien trato día a día…pienso que si usted esta realmente en serio con su empresa debe comenzar hoy.

Si quiere saber que información debe tener de sus clientes…escriba y con gusto le ayudare además si conoce de otros servicios como este o algo valioso sobre Base de Datos, deje su comentario, me encantaría saberlo.

Que significa Simplificar, Sistematizar y Automatizar una Compañía?

Muy simple, como las palabras lo indican

• Simplificar: Es eliminar o modificar tareas, funciones y procesos innecesarios que detienen el crecimiento de una compañía y hacer la vida más simple y agradable.

• Sistematizar: Es crear o modificar métodos específicos de hacer tareas, funciones y procesos del día a día de una compañía, para que cualquiera (ejemplo: empleado, asistente, manager, gerente) pueda realizar esa tarea o función especifica y el resultado sea siempre el mismo y no cambie dando la misma calidad de producto y/o servicio…un resultado positivo.

• Automatizar: Es usar la tecnología disponible para que aquellas funciones repetitivas de una compañía se hagan por si solas (automaticamente) una y otra vez o con poca supervisión liberando así tiempo, recursos y capital…mejorando así la calidad de vida del Empresario la compañía.

Esto lo aprendí durante el estudio del Libro E-Myth (el mejor libro de negocios) y en mi propia experiencia con mi compañía y como consultor de negocios aquí en Dallas. Estos son los básicos de lo que voy a estar hablando en este blog entre otros. El tema es emocionante y es algo que no importa a que nivel este su compañía o si incluso esta pensando en apenas arrancar siempre se pueden aplicar estas poderosas practicas. Espere mas información y vídeos prácticos que estaré publicando este Pre-Lanzamiento próximos días.

Hace un par de meses empecé usar el concepto de enviar newsletters o boletín de noticias investigué mucho y probé todos los servicios, entre ellos: aweber.com (que es el que uso ahora) icontact.com, constantcontact.com pero hace poco escuché de mailchimp.com el cual encontré ser el mejor servicio ya que explica paso a paso como crear los newsletter o boletín de noticias a cualquier persona.

Lo que más me gusto

• Tienen una cuenta gratis que uno puede usar si no tiene presupuesto o simplemente tiene un grupo pequeño de personas o clientes a los cuales uno les escribe.

• Permite capturar más datos en la base de datos, la cual puede ser usada para marketing y promociones basadas en edad, ubicación, profesión, etc.…lo que usted quiera.

• La mejor interfase, la manera en que han diseñado gráficamente el sitio es increíble y súper fácil de usar.

• Tiene videos instructivos.

Por qué usar un ‘newsletter’ – boletín de noticias?

• Es una manera de conectar directamente con una audiencia (un mercado) a un costo muy bajo, hasta gratis!
• Al enviarlos usted crea una relación más fuerte y puede hablarle a sus clientes con un tono de amigo y consejero…el punto aquí no es bombardear al cliente con cupones o descuentos, la clave aquí es que usted se convierta en una compañía que da más valor.
• Es chévere, usted se convierte en un autor mientras crece su negocio y educa a su cliente.

Otro sitio comparativo de todos los servicios

Algunas sugerencias o comentarios?